为加强对基本建设项目档案的管理和收集整理工作，有效地保护和利用档案资料，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，结合我校工作实际，特制定本办法。

第一条 归档资料的内容

在项目开始启动立项到最后项目完成竣工备案的所有流程档案及资料，以桂林市城市建设档案馆要求的归档范围为准则。

第二条 资料的收集与整理

1、项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，项目建设前期文件由规划科主要负责收集和管理，工程建设过程和竣工验收资料主要由工程科项目负责人收集，在项目竣工验收后移交规划科统一完成文件材料的归档，并做移交登记。

2、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程档案的套数（不少于两套。一套由建设单位保管，一套原件移交市城市建设档案馆）、费用、质量、移交时间等提出明确要求。

3、项目建设过程中，基建处、财务处、审计处、资产处、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。

3、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交基建处。此项工作可委托监理单位负责。

4、财务处、审计处、资产处形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交档案馆。

5、基建管理部门负责在竣工结算后按桂林市城市建设档案馆“桂林市建筑工程文件归档范围及排序”的要求，编制、收集、整理好建筑工程资料档案，申请档案验收程序，及时向学校档案馆和桂林市城市建设档案馆移交竣工资料，并到有关部门进行备案。

第三条  工程档案的查阅与留存

1、因工作需要查阅或复印工程资料，应向相关阶段保管人员办理借阅登记手续，用完后及时归还。

2、工程档案的原件一般不外借，确因工作需要借出的，要写出书面借条，经过处分管领导批准后方可借出。借出时间一般不超过7天，确需延长的，需办理续借手续，续借时间最长不超过30天。

3、工程档案的保管以防潮、防蛀、延长使用寿命和便于利用为原则，并配置专用的档案室和符合档案保管要求的转具。

第四条 对损毁，丢失档案资料的要追案当事人的责任，根据情节批评教育重者给予行政处分。

第五条 本办法由基建处负责解释，自公布之日起执行。

                        基建处

                      2019年8月9日